Zeitmanagement Reloaded
Vor wenigen Wochen hab ich einige Gedanken zum Thema Zeitmanagement zusammengefasst. Dies geschah sehr spontan und ohne großartig nachzudenken.
Nach den Kommentaren von Jörn und vor allem Marcus hab ich das Thema gedanklich nochmals zerpflückt. Ich würde sagen, dass es grundsätzliche drei Ansätze gibt:
Zum einen wären das systematische Verfahren und Vorgehensweisen, so wie sie bei Wikipedia beschrieben sind. Diese sind eher für das Berufsleben geeignet und wären im normalen Alltag oft stressig oder würden den Lebenskomfort mindern.
In Ansätzen lassen sie sich aber auch da nutzen. Man kann zum Beispiel durchaus das Eisenhower-Prinzip in angepasster Form anwenden. Dabei ordnet man Aufgaben zum einen nach wichtig / unwichtig und nach dringend / nicht dringend. Diejenigen die dringend und wichtig sind erledigt man zeitig und gewissenhaft während man die anderen Kombinationen zunehmend hinten anstellt bist zum Extremfall unwichtig / nicht dringend, denen man kaum groß Beachtung schenkt. Manchmal verfolge ich dieses einfache Prinzip um zu entscheiden was ich an einem Tag auf jeden Fall erledigen will oder führe einfache Priorisierung der Aufgaben durch.
Ein anderer Ansatz wäre bestehende Abläufe zu optimieren. Das bedeutet, dass man versucht Tätigkeiten schneller und effektiver durchzuführen. Das wäre zum Beispiel durch Tastenkürzel beim Lesen von Mails oder beim Stöbern im Feedreader oder durch eine bessere Filterung zwischen unwichtigen und wichtigen Inhalten, was gerade bei der heutigen Informationsflut notwendig erscheint. Auf diese Weise schafft man in kürzerer Zeit mehr.
Ein andere eher offener Ansatz (und dem vorhergehenden entgegengesetzt) ist bestimmte Tätigkeiten zurückzustellen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und sich keinen Zwang zu unterordnen. Im Grunde konzentriert man sich auf das, was das Leben lebenswert macht. Man nimmt sich die Zeit für Erholung und Genuss und stellt “Unnötiges”, was man später oft gar nicht vermisst (wie z.b. die Chaterei), zurück. Man setzt sich eher langfristige Ziele, die man mit einen gewissen Zielstrebigkeit versucht zu verfolgen.
Ich denke es gibt dabei keinen idealen Ansatz. Vielmehr ist je nach Bedarf und Situation ein anderes Vorgehen angebracht beziehungsweise eine Kombination daraus. Während man bei der Arbeit systematische Verfahren verfolgt, man nötige Tätigkeiten versucht zu optimieren, nimmt man sich letztendlich auch Zeit für Entspannung und bewahrt sich seine Freiheit.
Dein Ansatz erinnert mich an GTD (Getting Things Done). Dort werden Aufgaben auch in verschiedene Kategorien priorisiert. Solltest du dir mal anschauen.
Grundsätzlich würde ich sagen, auch Rückblickend auf deinen vorherigen Post und Marcus Kommentar, dass es bei Zeitmanagement nicht um Zwänge geht.
Eigentlich geht es darum das was einem wichtig ist auch wirklich zu schaffen und sei es sich zwischendurch einfach mal zu entspannen.
Letzten Endes ist es meist nicht das Problem das man keine Zeit hat, sondern ein Problem der Priorisierung. Und richtig priorisieren kann man nur wenn man darüber nachdenkt was einem Wichtig ist und was nicht. Deshalb halte ich deinen Ansatz schon für sehr sinnvoll.
Im Grunde verfährt doch jeder auf natürliche Weise mit den von euch beschriebenen Ansätzen. Ohne, dass ich mich jemals über GTD oder ähnliches informiert habe, erstelle ich immer wieder To-Do-Listen und markiere die Dinge, die momentan am nötigsten sind. Selbstverständlich ist das auch sinnvoll; selbst, wenn man “nur” einen Job macht, gliedert sich auch der in eine Vielzahl von Projekten – und dann kommen eventuelle private Engagements noch hinzu.
Ohne vernünftige Planung könnte ich meine drei Jobs gar nicht auf die Reihe kriegen. Das grundlegende Problem war aber nicht einmal die formale Struktur, sondern die gedankliche Priorisierung meiner Aufgaben. Arbeitete ich mit viel Elan in meinem Webentwickler-Job, merkte ich schnell, dass meine Gedanken weg vom Studium gingen; bereitete ich mich auf Klausuren vor oder schrieb ich an längeren Hausarbeiten, war mein Kopf auf einmal nicht mehr für Templates und Funktionen zu haben. Auch gegen Ende des Jahres habe ich noch keine definitive, wenn auch bessere, Antwort auf dieses Nebenherlaufen von Projekten gefunden. Mein dritter Job, Webentwicklung als Privatmann, passt noch immer nicht ganz in dieses Gefüge.
Worauf ich in diesem Kommentar hinaus wollte (ich bin ja so redselig): die aus der Notwendigkeit entstandene formale Priorisierung von Aufgaben erfordert ein stark sensibilisiertes Bewusstsein für die gedankliche Priorisierung dieser. [Dazu kommen ja auch andere Faktoren: Stimmung, körperliche Verfassung, Muße, etc..]
Ich denke mal grundsätzlich ist Zeitmanangement auch eine Frage der eigenen Persönlichkeit. Manche Menschen brauchen einen geregelten Ablauf um Sicherheit im Alltag zu haben. Sie erledigen Ihre Aufgaben daher sehr gut, vernachlässigen dafür aber andere eher spontane Aktivitäten.
Das einzige was mir wichtig erscheint ist, wenn ich eine Aufgabe bearbeite im Zwecke des Fernstudiums oder an der Arbeit konzentriere ich mich ganz darauf und mache nichts “nebenbei”. Das ist wesentlich effektiver und spart Zeit da man im Endeffekt schneller fertig ist.